上海瑞金医院开放亲友线下代办、线上邮寄两类合规病历代取渠道，覆盖门诊纸质记录、全套住院病案复印业务。院内代办身份核验标准统一，对应资料、办理点位、归档时限均有明确规范，材料缺失将不予受理。
一、代办必备资料
1、双方有效身份证件
代办业务必须出示患者、代办人身份证原件，仅留存复印件无法完成核验办理，全程执行实名核对机制，临时身份证件在有效期内可正常使用。
2、书面委托授权文件
可自行打印或手写授权文书，完整填写双方姓名、证件号码、代办病案调取事项、办理当日日期，文书需由患者亲笔签字确认，无授权文件不受理非亲属代办。
3、亲属关系佐证材料
配偶、子女、父母等直系亲属代办，可携带户口本、结婚证、出生证明辅助核验；非亲属代办仅以签字授权书作为代理权限凭证，工作人员会逐项核对信息。
二、线上邮寄代办流程
1、病案归档时间要求
住院病历需在出院满7至14个工作日完成院内归档，归档完成后才能提交邮寄申请，未完成整理的病案无法发起线上业务；门诊病历无归档等待时限，随时可提交申请。
2、线上完整操作步骤
登录瑞金医院官方金瑞APP，打开病案复印专属服务板块，选定对应就诊记录，填写收件地址与联系电话，上传证件、授权文件影像并提交申请，线上结清纸质复印工本费。
3、邮寄签收相关规范
后台材料审核完成后统一打印、加盖病案专用章打包配送，复印收费按照院内公示A4纸张单价收取，快递资费采取货到付款模式，标准参照合作快递公司定价，物流进度可在申请端口查询。
三、线下现场代办流程
1、区分对应办理窗口
门诊病历复印统一前往黄浦总院门诊大楼病案服务窗口办理；住院病案调取在一楼病案专属受理柜台，嘉定北院设置独立病案窗口，跨院区无法调取其他院区就诊记录。
2、现场完整办理步骤
代办人携带全部资料抵达对应窗口，向工作人员递交证件与委托文书，说明需要复印的病历类型与就诊时段，核对就诊档案信息无误后缴费，等候病案打印整理。
3、现场取件相关规则
常规门诊、已归档住院病历，材料齐全可现场办结当场领取；包含多科室会诊记录、特殊病理单据的复杂病案，整理核对耗时更长，短暂等候后即可完成取件。
四、代办业务核心规范
1、可受理资料范围
代办能够领取门诊病历、住院全套病案、出院小结、检验影像报告、长期医嘱清单、缴费存根等纸质资料；急诊短期留观记录暂不支持线上邮寄，仅能线下窗口办理。
2、业务办理统一规则
院内不存在加急复印、优先调取通道，全部病案业务依照档案归档顺序、窗口排队顺序依次处理，不要轻信第三方宣传的内部代办、快速加急服务，避免财产损失。
3、纸质资料保管提示
加盖病案公章的复印件是医保报销、复诊评估、保险理赔的正规有效凭证，领取后妥善存放，同步留存电子版备份，纸质病案档案丢失无法重复补打全套资料。
4、隐私相关权责界定
代办人仅能完成病历复印、领取、邮寄手续，不得擅自涂改、转借、对外传播患者病案隐私信息，出现隐私泄露行为，代办人需要承担对应的相关责任。
办理病案业务前可提前拨打病案咨询电话确认档案归档状态，减少往返医院的次数。复印完成的影像胶片建议与纸质病历统一收纳，复诊就诊全部携带便于医生前后对比诊疗记录。未成年人病案需由法定监护人持关系证明办理，不可交由无关人员代为调取。
