北京天坛医院支持线上小程序邮寄、线下窗口代办两种正规病例调取方式，可办理门诊、住院全套病案复印领取业务。院内对代办材料、归档时效、办理渠道有明确规范，材料不全或时效未达标无法正常受理。
一、代办需要提前准备的材料
1、双方实名证件：代办业务需要准备患者、代办人双方有效身份证件原件及照片材料，仅单一证件无法通过核验。线上提交需上传清晰证件照片，线下窗口办理需出示原件核对信息。
2、正规授权资料：非亲属代办需要提前准备授权委托书，清晰标注代办事项、双方身份信息与办理日期，由患者本人签字确认。直系亲属可携带户口本、出生证明等佐证关系。
3、特殊病案材料：未成年人、死亡病例等特殊场景，需要补充对应监护关系、亲属关系证明材料。这类病案不支持纯线上代办，只能携带完整资料前往线下窗口人工办理。
二、线上小程序邮寄代办流程
1、归档时效要求：住院病历需要在出院满5个工作日后，等待院内系统完成归档才可申请，未归档病例无法提交复印申请。2015年1月1日后的住院病案可支持线上办理，更早档案仅能线下调取。
2、小程序操作步骤：微信搜索天坛病案复印小程序，完成实名身份认证，选择对应住院记录，勾选需要复印的病案内容与份数，完善收件地址，上传证件材料并缴费提交等待审核。
3、审核与配送规则：工作人员核对资料无误后完成病案复印，交由EMS邮寄配送。患者可在小程序内实时查看审核进度与物流状态，足不出户即可获取全套纸质病案资料。
三、线下窗口现场代办流程
1、固定办理点位：所有线下病案代办业务，统一在门诊综合服务中心病案窗口办理，院内无其他分流办理点位。
2、窗口办公时段：病案窗口仅工作日开放，跟随门诊常规时段办公，周末及法定节假日暂停受理业务。代办人员需要提前规划出行时间，避开非办公时段空跑。
3、现场办理步骤：代办人携带全套材料抵达窗口，告知工作人员需要调取的病案类型与时间范围，核对就诊信息后完成缴费。常规病案可现场打印领取，老旧档案需短暂等候调取。
四、可代办与受限业务范围
1、常规可办项目：代办可办理住院全套病历、出院小结、医嘱清单、检查检验报告、缴费票据等常规资料复印，适配日常复诊、医保报销、转诊就医使用。
2、线上受限项目：死亡病例、早期无身份证登记的住院档案，不支持小程序线上代办，只能通过线下窗口提交专项材料人工办理，规避病案隐私泄露风险。
天坛医院线上病案系统仅覆盖近年归档档案，老旧历史病案、特殊隐私病案的调取规则更为严格。日常办理代办业务时，优先核对病案归档年限与办理权限，提前补齐对应材料，减少多次往返办理的时间成本。
