南京医科大学第一附属医院支持家属代办、线上邮寄、线下自取等多种病历领取方式，门诊与住院病历的归档时间、办理要求存在差异。院内病案窗口审核规范统一，材料准备齐全可一次性办结，材料缺失会造成业务办理延后。
一、代办需要准备的材料
1、双方有效身份证件
代办办理病历业务，需要同时准备患者、代办人的身份证原件，用于窗口实名核验。院内窗口只认可有效实体证件，单纯复印件、证件截图无法作为办理凭证，这是代办业务的基础审核条件。
2、正规授权委托书
非直系亲属代办，必须提前准备手写或打印的授权委托书。文书内标注清楚患者与代办人基本信息、代办事由、办理日期，由患者本人签字确认。直系亲属代办，可凭借关系证明简化授权手续。
3、亲属关系证明材料
配偶、父母、子女等直系亲属代办，可携带户口本、结婚证、出生证明等材料辅助核验。这类证明可以佐证亲属关系，免去繁琐的授权文书填写，提升窗口办理效率，适配日常家属代办场景。
4、特殊情况补充材料
患者离世后的病历调取，需要额外准备死亡证明、法定继承人关系证明。用于保险理赔、司法备案的病历复印，可根据对应机构要求，提前准备相关用途说明，方便窗口针对性整理资料。
二、线上邮寄代办流程
1、确认病历归档时间
该院住院病历需要出院满7个工作日完成系统归档，归档结束后才可提交线上申请，未归档的病历无法办理复印邮寄。门诊病历无固定归档等待周期，结束就诊后即可随时发起线上代办申请。
2、线上提交申请步骤
打开医院官方互联网医院小程序，找到病案查询专属板块，绑定患者实名信息。选择对应就诊记录，填写收件地址与联系方式，上传身份证件、授权材料，提交审核后在线缴纳病历复印费用。
3、审核邮寄与查询
工作人员审核资料无误后，会完成病历打印整理，对接快递配送服务。患者可在小程序内查看审核进度与物流状态，复印收费按照院内统一标准执行，快递费用以物流公司实际结算为准。
三、线下窗口代办流程
1、确认办理点位与时间
该院病历复印窗口设在主院区行政楼二楼病案室，工作时间为周一至周五8:00-11:30、13:30-16:00，法定节假日暂停办理业务，患者可错峰前往办理避免空跑。
2、现场提交材料审核
代办人携带全套准备好的证件、证明材料前往病案室窗口，告知工作人员需要调取的病历类型与就诊时间段。工作人员核对信息无误后，录入系统调取对应病案档案，进入复印流程。
3、缴费领取病历资料
常规病历资料可以现场快速复印整理，核对页数与内容后完成缴费，当场即可领取资料。部分老旧归档病历、特殊专项病历，整理耗时稍久，可根据窗口提示现场等候或择期取件。
四、代办业务相关须知
1、可代办的病历范围
代办业务可办理门诊记录、住院病案、出院小结、检查报告、医嘱清单、护理记录等常规资料。急诊临时留观记录、特殊隐私专项病历，仅支持线下窗口核验办理，暂不开放线上邮寄渠道。
2、遵守院内办理规范
院内所有病历业务按照归档顺序、窗口排队顺序依次办理，没有加急优先办理通道。各类私人代办加急、插队办理的宣传均不符合院内规定，存在一定的风险，办理时需要理性甄别。
3、重视病历隐私保护
代办人仅可办理病历复印、领取、存档相关业务，不能私自篡改、外传、泄露患者病历隐私。病历资料属于个人医疗隐私，违规传播使用会造成相应影响，需要妥善保管使用。
该院三大院区病历数据互通归档，河西院区、南院的就诊记录，均可在长乐路主院区病案室统一调取复印。长期复诊、异地就医患者，可定期整理归档病历资料，方便后续病情复诊对比、医保备案及相关业务办理。
