北京西苑医院支持线下亲友代取病例，办理可参照准备代办材料、窗口办理手续、领取病历原件等步骤操作，前往医院前提前备齐各类证件，能减少现场等待消耗的时间，代办人不用反复往返补齐材料。
1、提前备齐代办材料
代办人前往医院之前，需要整理好患者和自身两类证件。首先准备患者本人有效身份证件，身份证原件是优先选择的凭证，同时带上患者就诊时使用的就诊卡，代办人也要携带自己的身份证原件，另外手写一份代取说明，写明患者姓名就诊信息以及代办人与患者的亲属关系，材料准备齐全再前往医院，避免到现场缺少材料无法办理。
2、前往指定窗口办理手续
抵达医院后直接前往病案管理相关窗口，先把整理完整的全部材料交给窗口工作人员核对，工作人员会核对证件信息和手写说明内容，确认信息匹配无误后，会登记代办人的身份信息，接着告知等待取件的大致时长，核对环节不会耗费过多时间，只需配合工作人员回答简单的信息问询即可，全程听从窗口工作人员指引操作。
3、核对病历资料再领取
工作人员调取病历装订完毕后，会通知代办人上前核对资料，代办人需要翻看病历内的检查报告、诊疗记录、出院小结等全部内容，确认页数和单据没有缺失，资料无遗漏再签字确认领取。拿到病历后妥善收纳，纸质病历容易折损，尽量装入文件袋携带离开，若发现内容缺少当场告知工作人员补打单据。
日常保管纸质病历可以准备硬质文件袋存放，减少纸张褶皱破损的情况，后续如果需要复印多份病历用于医保报销或者复诊就诊，可在窗口同步申请复印服务，窗口会按照统一标准收取复印费用，若是距离医院路程较远，可选择工作日上午前往办理，这个时段窗口排队人数相对更少，能节省不少等候时间。
