东南大学附属中大医院丁家桥本部、江北院区均开通亲友线下窗口代办、公众号线上邮寄两种合规病案复印领取渠道，可办理门诊、住院全套病历复印业务。院内代办身份核验标准严格，对所需提交材料、线下办理点位、病历归档等待时效都有明确规范，材料缺失、证件不全的申请窗口会不予受理。
一、代办办理必备材料
1、双方实体有效证件
办理代办业务全程执行实名核验规则，必须同时携带患者本人身份证原件、代办人员身份证原件，只提供证件复印件无法通过审核，临时有效身份证件可正常用于核验。窗口工作人员会留存两份证件复印件归档备案，建议就诊人事先自行复印备用，减少现场等候处理时间。
2、手写纸质授权委托书
文书可手写也可自行打印，内容完整写明患者与代办人的姓名、身份证号码、代办调取病历的用途、办理当日日期，文末必须由患者亲笔签字确认。非直系亲属代为办理时，这份委托书是核心办理凭证，缺少签字委托书的代办申请窗口不予受理。
3、亲属关系辅助证明
父母、子女、配偶这类直系亲属代办病案，可携带户口本、结婚证、出生医学证明等材料辅助工作人员核验亲属关系；无血缘、婚姻关联的人员代办，无需额外提供关系材料，仅依靠签字授权委托书确认代理权限即可。
二、线上邮寄代办完整流程
1、病案归档时效规范
住院完整病案需要在患者出院满7至15个工作日后系统完成整理归档，未完成归档的住院资料无法提交线上复印邮寄申请；门诊就诊记录无强制归档等待周期，就诊结束后随时能在医院官方公众号发起线上调取申请。
2、线上提交操作步骤
微信打开东南大学附属中大医院官方服务号，在患者服务板块找到病案复印专属入口，选中对应就诊人以及目标就诊记录，完整填写收件地址、联系电话，按页面提示上传双方证件、授权委托书照片提交后台审核，线上预缴复印押金，后续多退少补。
3、资料配送与核验规则
后台工作人员审核通过后统一打印加盖病案专用公章，打包交由合作快递配送，复印纸张按院内统一公示标准收取工本费，快递配送费用实行货到付款，收费标准参照合作快递公司定价。全程无需本人抵达院区，物流派送进度可在公众号实时查看，收到纸质病案后可线上核对档案信息；线上申请时也可选择窗口自取，收到自提码后到院领取即可。
三、线下窗口现场代办流程
1、两区办理点位区分
丁家桥本部病案复印、自取统一设在门诊病案管理科窗口；江北院区病案业务集中在门诊一楼一站式综合服务窗口，两大院区仅能调取本院区产生的门诊、住院病案档案，不支持跨院区调取资料，办理前确认就诊院区避免往返空跑。
2、窗口完整办理步骤
代办人员携带全套证件、授权文书前往对应病案窗口，向工作人员说明需要复印的病历类型、就诊时段，工作人员核对院内系统就诊信息无误后，引导完成复印费用缴纳，等候工作人员调取档案打印整理。
3、纸质病案领取规则
常规门诊、已归档住院病案提交申请后可现场完成打印，当场领取全套纸质资料；包含多学科会诊记录、特殊病理检测的复杂病案，需要工作人员花费时间调取多层档案短暂等候，整理完毕后即可现场取件，整套办理流程合规高效。
四、代办业务核心须知
1、可复印病案资料范围
代办服务可领取门诊病历、住院完整病案、出院小结、各类检验影像报告、长期医嘱清单、缴费票据等全套就医资料；急诊短期留观记录支持线上邮寄与线下窗口同步办理，无渠道限制。
2、业务办理统一规范
医院不存在加急复印、优先调取病案的特权通道，所有复印业务严格按照病案归档顺序、窗口现场排队次序依次处理。网络上宣传的黄牛加急代办、内部优先调取都不属于官方合规服务，容易造成个人隐私泄露、财产损失，不要轻信。
3、纸质病案留存提示
加盖病案专用公章的复印病历，是医保异地报销、外院复诊、保险理赔具备效力的正规凭证，领取后妥善收纳保管，同时拍照留存电子版备份，整套病案资料遗失后无法完整补打、二次补办。
4、代办权责清晰界定
代办人员仅可办理病历复印、现场领取、线上邮寄三类业务，不具备私自涂改病案、转借纸质档案、对外传播患者隐私诊疗信息的权限，若出现违规泄露隐私的行为，代办人需要承担相应法律责任。
中大医院病案复印相关规则会随院内运营动态微调，归档时长、窗口办公时段以两大院区公众号实时通知为准。提前备齐全套核验材料、选对对应院区办理渠道，能够一次性顺利完成病案代办业务，规避材料缺失、跑错办理点位、线上审核驳回等各类问题。
