上海第九人民医院支持线下窗口代办、线上邮寄代办2种代取病历渠道，办理前要备齐全套代办材料，区分门诊与住院病历归档时限，同时遵守隐私办理相关须知，材料不全无法通过病案室审核办理业务。
一、代办必备材料
1、双方身份证件
代办人需要携带患者身份证复印件、自身身份证原件，仅出示照片或电子证件难以完成核验。未成年人代办额外带上户口本或出生证明，证件信息要和就诊登记姓名保持一致，提前复印2份留存窗口登记使用。
2、手写授权委托书
文书需写明患者、代办人姓名与证件号码，标注代为复印领取病历的委托事项，最后由患者亲笔签字。家属代办也需要准备这份文书，无签字委托书的情况下，工作人员不会受理代取申请。
3、亲属关系证明
直系亲属代办可携带户口本、结婚证辅助核验身份，非亲属代办只依靠授权委托书即可办理。患者已经离世的，代办人要补充死亡证明与亲属关系材料，多重材料搭配提升审核通过率。
4、就诊相关凭证
提前备好出院小结、住院结算单、门诊挂号记录，单据上会标注住院号、就诊日期，方便病案室快速调取对应档案。不清楚就诊编号会延长病历查找时间，尽量完整携带各类就诊单据。
二、线下窗口代办流程
1、确认办理时限
住院病历要等到出院7个工作日后归档完成才可代办，门诊病历无等待期限，就诊结束后随时能够申请复印。遇节假日、院内系统维护，归档速度会有所放缓，可提前电话咨询病案室进度。
2、认准办理地点
黄浦区总院病案室设在行政楼2楼，门诊短期检查报告可在各楼层服务窗口打印，分院住院病历统一送至总院病案科调取。不要混淆办理区域，避免往返不同楼栋耽误时间。
3、现场操作步骤
代办人递交全套材料，填写病历复印申请表，写明需要复印的病历板块。工作人员调取档案完成复印并加盖专用公章，到收费窗口结清复印费用，核对页数无误后直接带走病历资料。
4、病案室工作时段
病案窗口仅周一至周五开放，上午8:00-11:30，下午13:30-16:00，周末和法定节假日停止办理代取业务。尽量避开上午就诊高峰，下午前往窗口排队等候时长会短一些。
三、线上邮寄代办流程
1、线上申请入口
登录上海第九人民医院官方公众号，找到病案邮寄服务板块，在线填写患者身份、住院号、收件地址等信息，同步上传全套代办材料照片提交后台人工审核。
2、等待后台审核
工作人员会在1-2个工作日核对上传证件与委托书，材料存在缺失会发送消息告知补充，审核通过后推送线上缴费入口，包含纸张复印费用与快递配送费用。
3、病历打包配送
病案室统一整理加盖公章的病历资料，交由快递配送至填写地址，快递采用货到付款模式。物流单号会在公众号同步更新，可随时查看运输进度，留意手机短信取件提醒。
四、代办核心须知
1、明确可复印范围
代办能领取住院全套病案、门诊检查报告、手术记录、出院记录等客观资料，病程记录等主观文书不对外提供复印。提前和医生确认需要调取的内容，减少重复往返办理。
2、拒绝非正规代办
不要轻信院外人员宣称加急代取、内部调取病历的服务，医院无任何付费加急渠道，全部业务按照归档顺序依次处理，私下代办容易造成患者隐私泄露。
3、妥善保管复印件
加盖病案专用章的病历复印件可用于医保报销、复诊参考，领取后单独存放密封文件袋。原件档案由医院长期保管，丢失复印件无法再次调取原始纸质病历。
4、严守隐私相关规定
代办人只能用于患者诊疗相关用途，不可私自翻拍、转发病历影像资料，随意传播他人病案信息会触及隐私相关规定，医院有权停止后续代办业务办理权限。
九院总院行政楼周边车位供给有限，优先选择地铁公共交通出行。复印好的病历可以扫描保存电子版备份，后续异地复诊直接出示电子存档，不用反复到院重复复印。若代办途中遇到材料疑问，可在工作日病案开放时段致电科室咨询，提前补齐资料减少现场受阻情况。
